Hem / Att delta i NSU / Vintersymposium


Om att arrangera vintersymposium

Allmänt

Koordinatorerna har ansvar för att arrangera själva vintersymposiet. De bestämmer själva hur och var symposiet äger rum, samt hur många deltagare som tillåts. Koordinatorn bokar in lokaler, övernattningar och planerar middagar. Ofta väljer man en plats som det är lätt att resa till och från, och man byter helst mellan olika länder. Vintersymposier hålls inom Norden.

För nedladdning

Här finns koordinatorhandboken och alla nödvändiga dokument för nedladdning:

Viktiga datum

Koordinatorerna ansvarar för att kretsens Call for Papers är tillgänglig på kretsens hemsida senast den 1:a november varje år.

Programmet för symposiet skall publiceras på hemsidan senast den 15:e december.

När arrangemanget närmar sig och man vet hur många som kommer att delta sänder den ekonomiansvariga koordinatorn en utbetalningsanmodan till sekretariatet (sekretariatet@nsuweb.net) och ekonomifunktionen (bokforing@nsuweb.net) med uppgifter om deltagarnas namn, symposiets program och budget, samt en lista (Excel) över deltagarnas epostadresser. Detta skall ske senast 4 veckor innan vintersymposiet avhålles. Använd mall för budget (se ovan). Fyll i samtliga informationer som efterfrågas.

En månad efter avhållet vintersymposium skickas räkenskap till administrationen i Malmö. Använd försättssida till räkenskap (se ovan). För varje deltagare fylls ett reseräkningsschema (se ovan) till koordinatorn efter vintersymposiet. Alla räkenskaper (kvitton, fakturor etc) måste vara orginal då det är NSU som står för utgifterna. Koordinatorerna sänder de samlade reseräkningarna till:

Nordiskt Sommaruniversitet
Norra Vallgatan 16, 2:a vån.
SE-211 25 Malmö
Sverige

Finansering från NSU

NSU betalar upp till 1700 SEK per deltagare för logi och hyra av kurslokal, upp till 500 SEK för kost (t.ex en kretsmiddag), samt täcker deltagarnas resekostnader såvitt det kan hållas inom det ordinarie rambeloppet. Rambelopp för en vintersession med

  • till och med 10 deltagare utgår 30.000 SEK,
  • 11-20 deltagare 40.000 SEK, och
  • fler än 20 deltagare 50.000 SEK.

En obligatorisk deltagaravgift på 300 SEK per person tas ut. Denna deltagaravgift ingår i budgetkalkylen, men kan sedan fritt disponeras av studiekretsen under hela dess levnad. (Denna deltagaravgift ersätter tidigare koordinatorbeviljning.)

Som ett exempel: 15 deltagare medför en anmodan till sekretariatet om 1700 x 15 = 25 500 för hyra och logi samt 500 x 15 =7500 för mat. Av rambeloppet på 40 000 återstår 7000 kronor till subvention av reseutgifter. I detta tillfälle kan det bli tal om att ta ut en deltagaravgift för att täcka resekostnaderna eller att låta deltagarna själva stå för matutgifterna. Om inte hela rambeloppet används returneras restsumman till NSU.

Nordiska deltagare

NSU godkänner endast reseersättningar från avreseorter inom Norden (inklusive Baltikum). Reseersättningar från icke-nordiska avreseorter betalas med deltagaravgifter täcks endast för nordiska medborgare. Andra reseerättningar från icke-nordiska avreseorter betalas med deltagaravgifter eller med en särskild beviljning från styrelsen om sådan föreligger.

I helt särskilda fall kan en koordinator söka om ytterligare bidrag till vintersympsium från styrelsen.

Icke-nordiska deltagare

Icke-nordiska deltagare får ingen resesubvention, såvida de inte är bosatta i Norden och anställda vid en nordisk forskningsinstitution eller universitet. Studiekretsarna kan inte använda sig av kretsbeviljningen (rambelopp) för att täcka resekostnader och uppehåll för andra icke-nordiska deltagare. Det står dock koordinatorerna fritt att använda deltagaravgifter för ett sådant ändamål. Koordinatorerna kan även ansöka till styrelsen om ytterligare ekonomiska medel. En ansökan bör vara väl motiverad och innehålla en budget.