Hem / Att delta i NSU / Vintersymposium


Om att arrangera vintersymposium

Koordinatorerna:

Koordinatorerna ansvarar för att kretsens Call for Papers är tillgänglig på kretsens hemsida senast den 1:a november varje år.

Koordinatorerna har även ansvar för att arrangera själva vintersymposiet. De bestämmer själva hur och var symposiet äger rum, samt hur många deltagare som tillåts. Ofta väljer man en plats som det är lätt att resa till och från, och man byter helst mellan olika länder. Om kretsen väljer att hålla vintersymposium utanför de nordiska eller baltiska länderna, måste ansökan om detta ske till styrelsen.

Programmet för symposiet skall publiceras på hemsidan senast den 15:e december. När arrangemanget närmar sig och man vet hur många som kommer att delta sänder den ekonomiansvariga koordinatorn en utbetalningsanmodan till sekretariatet (sekretariatet@nsuweb.net) och ekonomifunktionen (bokforing@nsuweb.net) med uppgifter om deltagarnas namn, symposiets program och budget, samt en lista (Excel) över deltagarnas epostadresser. Använd mallarna budget och räkenskap. Fyll i samtliga informationer som efterfrågas.

Finansering från NSU

NSU betalar upp till 1700 SEK per deltagare för logi och hyra av kurslokal, upp till 500 SEK för kost (t.ex en kretsmiddag), samt täcker deltagarnas resekostnader såvitt det kan hållas inom det ordinarie rambeloppet. Rambelopp för en vintersession med

  • till och med 10 deltagare utgår 30.000 SEK,
  • 11-20 deltagare 40.000 SEK, och
  • fler än 20 deltagare 50.000 SEK.

En obligatorisk deltagaravgift på 300 SEK per person tas ut. Denna deltagaravgift ingår i budgetkalkylen, men kan sedan fritt disponeras av studiekretsen under hela dess levnad. (Denna deltagaravgift ersätter tidigare koordinatorbeviljning.)

Som ett exempel: 15 deltagare medför en anmodan till sekretariatet om 1700 x 15 = 25 500 för hyra och logi samt 500 x 15 =7500 för mat. Av rambeloppet på 40 000 återstår 7000 kronor till subvention av reseutgifter. I detta tillfälle kan det bli tal om att ta ut en deltagaravgift för att täcka resekostnaderna eller att låta deltagarna själva stå för matutgifterna. Om inte hela rambeloppet används returneras restsumman till NSU.

Senast en månad efter avslutat vintersymposium skall koordinatorn redovisa räkenskap för arrangemanget till sekretariatet.

NSU godkänner endast reseersättningar från avreseorter inom Norden (inklusive Baltikum). Reseersättningar från icke-nordiska avreseorter betalas med deltagaravgifter täcks endast för nordiska medborgare. Andra reseerättningar från icke-nordiska avreseorter betalas med deltagaravgifter eller med en särskild beviljning från styrelsen om sådan föreligger.

I helt särskilda fall kan en koordinator söka om ytterligare bidrag till vintersympsium från styrelsen.

Icke-nordiska deltagare

Icke-nordiska deltagare får ingen resesubvention, såvida de inte är bosatta i Norden och anställda vid en nordisk forskningsinstitution eller universitet. Studiekretsarna kan inte använda sig av kretsbeviljningen (rambelopp) för att täcka resekostnader och uppehåll för andra icke-nordiska deltagare. Det står dock koordinatorerna fritt att använda deltagaravgifter för ett sådant ändamål. Koordinatorerna kan även ansöka till styrelsen om ytterligare ekonomiska medel. En ansökan bör vara väl motiverad och innehålla en budget.

Mer informationer

Fler informationer om ekonomiska riktlinjer för vintersymposier.

Rapportering

NSU har utarbetat schema (mallar) för budget med anmälda deltagare och räkenskap med lista för deltagare. Både budget och räkenskap sänds till bokforing@nsuweb.net med kopia till sekretariatet@nsuweb.net. Ett ifyllt reseräkningsschema (fler varianter) sänds till koordinatorn från deltagarna efter vintersymposiet. Koordinatorerna sänder alla reseräkningarna samlade till:

Nordiskt Sommaruniversitet
Norra Vallgatan 16, 2:a vån.
SE-211 25 Malmö
Sverige

Nedladdning (download)