Hem / Om NSU / Sekretariat / Ekonomifunktion


Ekonomiansvarig / ekonomifunktion

Från årskiftet 2007/2008 har FNF (www.fnf.se) övertagit den ekonomiska administrationen för NSU.

Från vänster: Dag Petersson, vice ordförande NSU, Kristín Ólafsdóttir, generalsekreterare FNF, Asger Sørensen, ordförande NSU & Helena Johansson, Administratör FNF.

Kassa

  • Betala räkningar och löpande utgifter, dvs. sköta dagliga ekonomiska transaktioner (via Internetbank).
  • Mottaga inbetalningar på NSU: s 4 nordiska konton, NOK, SEK, DKK, EURO.
  • Generera fakturor med assistans från NSU: s sekreterare.

Bokföring, räkenskap, ekonomistyrning

  • Ansvara för att bokföring görs kontinuerligt och kontering sker så att styrelsen till varje styrelsemöte,  (4 gånger/år) får en rapport och ekonomisk översikt.
    • huvudboken för 2006 - 27 sidor med ca 34 transaktioner på varje sida
    • antal verifikat 2006 337 stycken - 15 sidor med ca 60 rader på varje
    • reseräkningar ca 42 stycken
    • kretsredovisningar 8 stycken - inkluderande deltagarnas reseräkningar och alla utlägg för Vintersymposium
    • (Ett verifikat kan innehålla många poster - exempelvis är ett verifikat samma som en hel redovisning från ett vintersymposium, där många olika konton förekommer. När man bokför försöker man alltid räkna samman kontoslag - ex. kost, logi, resor, i bilagor som tillhör exempelvis reseräkning - kvitton biljetter med mera.)
  • Mottaga och arkivera styrelseprotokoll och protokoll från representantskapsmötet – dvs. original med underskrifter från styrelsemedlemmar och sända kopior till revisor, (ingår i revision).
  • Informera koordinatorer vid uppställning av budget och räkenskaper för Vintersymposierna, i samarbete med NSU: s sekreterare och styrelse.
  • Meddela styrelsen och NSU: s sekreterare omedelbart om några oregelmässigheter i kretsarna förekommer.
  • Ansvara för att bokslut görs i enlighet med lagstiftning och att detta bokslut revideras av den revisor som styrelsen utpekat. Bokslut och revision bör vara gjord inom den tidsfrist som styrelsen fastställt.
  • Förvaring och arkivering av bokföringshandlingar.
  • Styrelseordföranden godkänner betalningar. Såvida personliga utbetalningar förekommer ska dessa godkännas av en annan styrelsemedlem.
  • Sammanställa årsrapporten till Nordiska ministerrådet i samråd med styrelsens ordförande och innan den frist som nordiska ministerrådet sätter.

Juridiskt hemställe

  • NSU: s ekonomifunktion är Nordiskt sommaruniversitets juridiska hemställe.
  • Vidaresända eventuella postförsändelser till NSU: s sekreterare.
  • Säkerhetskopiering – NSU: s ekonomifunktion ska även arkivera elektroniskt och använda en elektroniskfakturering efter styrelsens specifikationer.

Ekonomi

  • Bevaka att styrelseprotokoll, redovisningar från kretsar, reseräkningar mm inlevereras i rimlig tid.
  • Kontroll och utbetalning av nordiska reseräkningar.
  • Kontroll och avstämning av kretsredovisningar, Sommarsession, Vintersymposier.
  • Bevaka inbetalningar av fakturor.
  • Avstämning av NSU: s 4 nordiska konton, NOK, SEK, DKK, EURO.
  • Avstämning skattekonto.
  • Utbetalning av löner och arvoden.
  • Inbetalning av skatt och arbetsgivaravgifter vid de tillfällen som det är aktuellt.
  • Handhavande av SINK (Särskild skatt för utomlands bosatta).
  • Kontrolluppgifter.
  • Avstämma med Århus universitetsförlag minst en gång per år gällande försäljningen, (intäkter/kostnader) av böcker från NSU Press.