Nordiskt Sommaruniversitet - Sommarsessionens procedurer

Procedur med särskild markering av vad du som koordinator bör uppmärksamma:

31/3) Deadline för uppdatering av kretshemsida med ett Call for papers till sommarsessionen. Alla call for papers ska innehålla information om:
- att anmälan till SS görs via NSU:s hemsida. Webbanmälan öppnar 1:a april.
- vilken dag som är deadline för anmälan och insändande av abstract till koordinatorerna (deadline kan sättas senast till 1:a maj).
1/4) Nyhetsbrev Nr. 1. sänds ut innehållande Call for papers från samtliga kretsar.
1/5) Deadline for almindelig tilmelding
- Koordinator ser på tilmeldinger til egen kreds (via Excel-ark på hjemmesiden for Krets administration). Hver kreds har i første omgang ret til 15 pladser (NSU har maximalt 9 kredse, plus kreds X, dvs. i alt max. 10 kredse, 150 pladser).
  - Hvis der mangler tilmeldte en kreds, så må koordinator hurtigst muligt få dem til at melde sig til.
  - Hvis der er for mange tilmeldte, så må koordinator vælge de 15 første – og skrive de resterende på prioriteret venteliste, der sendes til sekretæren.
8/5) Deadline for sent ankomne tilmeldinger og afsendelse af prioriterede ventelister till NSU.s sekreterare.

Scenario 1 - Hvis der er under 150 tilmeldte i alt, så

Den elektroniske tilmelding holdes åben.
Sekretæren overfører overskydende pladser fra kredse under 15 tilmeldte til de kredse, der har indsendt prioriterede ventelister.
Det markeres i databasen, hvem der er accepteret. Sekretær informeres koordinatorer om det overordnede resultat af tilmelding, fordeling af pladser og denne markering, altså at alle er accepteret!
Koordinator ser på Excel regneark markeringerne for accept, udarbejder kreds program, opdaterer kreds hjemmesiden og holder kontakt med deres kreds deltagere.
Der udsendes fakturaer med betalingsfrist 21/5.
I nyhedsbrev 2 nævnes, at "Der er enkelte ledige pladser, fortrinsvist islændinge, nordmænd og finner i …. (de kredse, som har plads)", dvs. ligesom i 2006.

Scenario 2 - Hvis der er over 150 tilmeldte i alt, så

Den elektronisk tilmelding lukkes.
Sekretæren overfører tilmeldte fra tilsendte kredsventelister til en fælles venteliste, der prioriteres efter følgende kriterier: I. Vil holde oplæg. II. Lille kreds (fylde op til 15 – dog ikke kreds X). III. Island (op til 5 %), Norge (15 %), Finland (20 %), Sverige, Danmark. III. Ny deltager. IV. Tidlig tilmeldt. Kun 150 kredsdeltagere i alt accepteres, plus familie.
Det markeres i databasen, hvem der er accepteret.
Koordinatorer informeres om det overordnede resultat af tilmelding, fordeling af pladser og denne markering, altså at ikke alle har kunnet få plads, og at de må se på Excelark efter hvem, der fik plads i deres kreds.
Koordinator ser på Excel regneark markeringerne for accept, udarbejder kreds program, opdaterer kreds hjemmesiden og holder kontakt med deres kreds deltagere.
Der udsendes fakturaer med betalingsfrist 21/5.
1/6 tilbydes ledige pladser til dem, der stadig er på venteliste.
I nyhedsbrev 2 nævnes den overvældende succes, at Sommersessionen er fyldt op, men at man kan komme på venteliste ved at skrive til sekretæren.

Hem / Att delta i NSU / Sommarsession / Sommarsessionens procedurer